伟事达辅导CEO的手段之一,是每月由教练与组员进行固定的一对一咨商沟通。每次的一对一 (121),组员可以针对自己在经营管理所面对的挑战与机会,与教练进行深度的交谈。
这个深度对谈并不是由教练为组员提供答案,而是教练通过问问题的方式,帮助组员扩大他们的视野和看待事情的角度;这可以帮助老板拥有更多的选择,而执行的方案是由老板自己选择。经过一段时间的辅导后,教练和组员产生了更好的默契、了解和信任,在适当的时候还会把重要的议题,提到每月的私董会,邀请其他组员一起来讨论。
参与私董会一段时间后,很多组员也会把这个121深谈的技巧应用在自己和公司干部的辅导和领导中。其中就有组员问我:老师,当年你在担任总经理的时候,是不是都有和您的干部定期进行121?您多久进行一次?您会和哪一个职阶的干部沟通?
我笑著回答:当年我在担任总经理的时候,没有你们幸运,因为我没有加入伟事达。但是,我却真的有与干部进行121深谈,一般上我会和向我直接报告的干部每个月进行一次121。我也会和第二层的干部进行121,但是就没有固定的频率。
另外一些学生问我:老师,我也有和同事定期进行121沟通,我会追踪他们的工作,但是,做久了好像效果不是很理想,问题出在哪里?
下面就针对几个进行121深谈的重点和大家分享。
1.121要定期进行
在进行121深度沟通时,一定要定期进行,一般上可以从每两周一次或至少一个月一次,视主管本身和下属觉得适当的密度,密度不应该带来压力。每次121时间不要太长,尽量控制在60到90分钟之内。
2.121的对象
一般上我们建议主管与直接向自己报告工作的下属定期进行121。
3.121不要做工作追踪
我们会建议老板们在进行121时,千万不要进行工作进度的追踪。与下属进行121其实不是为了追踪工作进度或者用来挑剔或批评下属的不足。我会建议121的主要目的为了帮助老板与干部之间建立起彼此的信任;然后老板应该通过这个对话对干部表示关心,了解他们在工作上面对的困难并给予建议和协助。
4.121要在没有压力的情况下进行
我们要尽量把121变成一个主管了解干部的工具,然后让干部感觉到主管可以给他支持,成为他在工作或者生活上的教练。所以一个良好的121几乎是一种非正式的沟通。
很多老板会在这一点上非常迷惑,因为老板都非常目标导向,会觉得不为解决问题的沟通浪费时间。但是,经验告诉我们,有效的121可以帮助干部提升解决问题的能力,也懂得在需要帮助的时候,懂得求助。
5.121是老板学习聆听的最好机会
在进行121的时候,不是老板在说教或者教导员工怎样解决问题。我们要切记121的主角不是老板,而是那位干部;老板要尽量利用这个机会用心去倾听这位干部真实的声音。
6.121不急著找到答案
很多121的经验,我们并没有在交谈的过程马上找到答案,而是把重点放在让干部可以开放的说明他自己的想法、感受和顾虑。因为很多时候当心房打开了,有些问题是不用解决就自己解决了。
7.要全神关注、投入
教练的培训一再提醒我们,在进行121得时候,一定要BE PRESENT,中文的诠释应该是“活在当下”。教练和组员都要把所有工作和干扰暂时放下,然后全身心投入这个一个小时的121。教练要经常提醒和观察自己有没有保持清楚的觉照,用心去感受和听到对方真正要表达的事情、感受和看法;因为你有没有在乎对方,他是完全感受得到的。
8.整个过程是愉快的
如果整个121的深谈是在没有压力、轻松、自在的气氛下进行,而干部觉得每一次的121是舒服的,对他是有益的和有帮助的,他会很愿意和期待下一次的121。
9.只要持续,一定会有效
我也经常提醒老板们在进行121的时候,不要急著看到改变,必须要坚持进行一段时间。121的最明显的效果就是干部会变得更加开心,更愿意把他面对的问题向教练请教;而担任教练的老板也会对下属有更全面的了解。
我们相信只要坚持进行121一段时间后,公司的气氛和组织文化会慢慢形成,而且干部解决问题的能力也会循序渐进的得到提升。