雇主是找到免费劳工,还是自找麻烦?学生又该如何自处,并真实地积累社会经验?
社会新鲜人顶著大学毕业的光环,一心以为进入职场后,便能无往不利,但却在稍后发现,现实与预先建构的画面有所落差,自己一直以来的设想几乎都不成立。企业实习因此显得更为重要,是在校大学生认识未来工作领域的最佳途径。
真实的工作环境有多险恶,会把人搞得多狼狈?曾看过电影《穿Prada的恶魔》(The Devil Wears Prada),却尚未踏入社会的年轻人,应该都对工作领域望而生畏。电影中的女主角是刚毕业的社会新鲜人,凭著西北大学的漂亮学历,进入纽约最著名的时尚杂志,担任总编辑的第二助理,在残酷上司的锻炼下,在短时间内,便学会该有的模样、身段及行事方法。
有鉴于把事情做好的先决条件,是清楚了解自己被放在什么位置,老板有何期待,实战经验成了新晋员工最讨好的优势。也因为如此,越来越多的大学院校把企业实习列为必修科,学生必须通过,才能获得学分。
实习在某种程度上是件双赢的事,对学生和企业来说,都有一定的好处。企业需要能实际解决问题的员工,或拥有一定工作经验的人才,这给在校大学生一个启示:必须想方设法提高办事能力、解决问题的能力及沟通协调能力,实习就是个很好的机会。
对企业来说,招揽实习生增加更多考察实习生的机会,能更加全面地了解实习生,找到更适合企业文化、价值观的人才,从而有效降低企业用人的风险。许多企业都已将实习生视作企业长期的战略选择,不单能降低成本及用人风险,还能有效传播企业文化,同时展示企业良好的社会责任。
前脚踏入社会 勿虚度实习经验
本地知名公关公司Essence communication的客户,包括全球500大品牌的其中20个品牌,如BMW、Colgate、DHL、HP、Toyota等。创办人兼执行总监菲利(Felix Heinimann)主动接洽大学学院,希望为学生提供实习的机会。
事实上,该公司早在6年前就已开放让学生实习,惟,2年前才正式与大专院校合作,制定实习生的学习大纲。菲利透露:“我们希望把企业实习制度化,因此主动与相关学府联系,但并不是所有学校都采纳我们的建议,他们只是希望把学生派出去,较少考虑学习纲要。”
大部分时候,学生被派出去后,就全由企业来负责“照顾”,但谁来确保这些企业真能提供学生学习的机会?3个月的时间,学生是不是只是被点来点去、无所事事,或是被当成廉价劳工竭尽所能地去剥削?
菲利考量到实习是学生在校时期,最重要的一段学习经历,认为应该尝试矫正这些误差。因此,设计出一定的学习纲要,让学生的实习生涯更具目标性,而不是天天混著过日子,希望3个月早日过去,以便回到无忧无虑的校园生活。
他打趣说:“我们不希望学生实习3个月后,只学会泡咖啡和使用影印机。”
设计学习纲要
该公司为学生设计针对曾经真实发生的事例,进行探讨的功课,要求他们寻找认为可行的解决方案,菲利坦言,创意领域无对错之分,但通过实习生呈现时的著装与表现,雇主就能为他们打分。
除了已发生的事例,公司也让实习生参与进行中的计划,并且让客户知道点子来自实习生,让他们感受真正的企业操作。
目前,该公司为拉曼大学、拉曼学院以及英迪大学学院的大众传播系学生,提供实习平台,公司里负责领导实习生的指导员,将就学生的表现作出评估,而学生也必须针对自己学到的及没法学到的作出反映。
建立良好沟通桥梁
菲利指出,亚洲学生最大的问题便是缺乏见识、不善于人际关系及羞于表达。他把问题的主因,归咎于过度注重学业成就的大环境。“也许是因为父母对学术表现的过度期望,大部分学生只是拥有一张很出色的学术履历,却缺乏其他的能力。”
“他们过分焦虑,表现得紧张兮兮,不敢发言,甚至说话时不敢直视对方的眼睛。工作他们是很愿意去完成工作,但对公关领域来说,一声不吭却是大问题!”他表示,其实要求很简单,即是要实习生主动开口交谈,并且抱持积极主动、愿意尝试的态度。
“其实他们可以表现得很好,只要有多一点的自信。”菲利认为,实习生必须愿意尝试、愿意沟通,并容许自己犯错,因为也只有那样,才能有所学习。“错误发生了,再来审视为什么行不通,再加以改进,这最终还是回到沟通这一环。”
菲利续称,现代学生的另一个弱点在于缺乏专注力,无法长时间全神贯注,他挑明:“你不难发现,他们很快地便显露不耐烦的情绪,会开始摆弄手机,做一些别的事情。”
公关领域很讲求身段,姿态要放得低,必须愿意沟通,然而,菲利却自认曾经也自侍甚高。“我的学术表现非常好,大学里教授们说,以我的成绩,在社会上绝对站得住脚,让我自我感觉良好,总觉得被分配到的任务,低估了我的能力。”后来,从各种工作经验里,菲利改变态度,也学会职场上一生受用的工作方程式。“一开始,我总想一次过执行很多事,但后来我学会分清优先次序,这样不但不辛苦自己,也能把工作完成得尽善尽美。”他笑言,所有的客户都会声明他们的案子特别急,因此,必须学习自行定夺究竟哪项优先。
全程参与 增加实战经验
叶依莹是拉曼学院公关系学生,实习期即将来到尾声的她,分享在该公司为期3个月的实习经验。“以我的理解,企业一般不会把太多的心思放在培训实习生上,毕竟实习生来来去去,因此Essence Communication的用心让我受宠若惊。在这3个月里,我一共参与8个项目,从开始策划到最终执行,全程参与。”
她透露,当初校内讲师极力推荐该公司时,自己与同学们都表现胆怯,有感那是非常专业的公关公司,担心自己无法胜任。“很多人以为,公关只要打扮得美美的,很会说话,那样就行了,但事实上,并不是那样的,我们要懂得策划、和客户沟通,还要写新闻稿。”
小妮子笑言,之前没想过企业实习能让自己增长那么多的见识,3个月的时间内,感觉自己真的就是一名公关人员,实行著所有课堂上提到的事,把原本的纸上谈兵全都化为实战经验。
耐心指导与发掘潜力
负责指导实习生的员工,有一套可用作参考的指引,而每一名指导员,在1年的时间里,一般上有机会接触到3名实习生。
Essence Communication人力资源部经理孟加力斯(Mangales Krishnan)表示:“这些实习生里,有的的确很不错,但有的真的很需要人指点,我们的公关人员也许需要花比较多的时间去引导,但在这个过程里,他们除了训练领导能力,也同时学到更妥善地分配与管理时间,最终他们还是能从中获益,不能说是把时间浪费在指导实习生上。”
将心比心 体会上司用心
公关人员刘君婷之前正是该公司的实习生,实习期后也以自由身份接该公司的工作,一直到毕业后,才正式加入,至今2年7个月。黄馨仪则在该公司服务2年1个月,她们异口同声地表示,在指导实习生的过程里,除了培养出耐性,也逐渐找出更有效的指导方式。
“当你找到有效的方式来指导他们时,所需花费的时间就会减少,因此,当我能够用更短的时间来指导他们时,我便知道自己用对了方法。另外,每每上司吩咐我们执行一件事,我们并不理解背后的动机,但当我们深处同样的位置时,我们突然地就明白了上司的用心。这些都能帮助我们职涯的进步。”
Essence communication小档案
Essence communication成立于2000年,创办人兼执行总监菲利初出社会时,在银行内任职,后转往四大会计师事务所(Big Four)之一的安永会计师事务所(Ernst & Young),担任副总监的职位,接著,加入斯沃琪集团(Swatch Group AG),成为该集团最年轻的董事会成员。
为斯沃琪集团服务10年后,菲利加入西门子公司(Siemens),协助制定全球通讯策略。Essence Communication甫成立时,主要配合世界第一的传播公司WPP集团,区域性地服务西门子公司。
随著Essence communication持续为跨国企业提供服务,在业界里成长显著,WPP集团在2005年购入股份,成为大股东之一。2010年起,该公司与世界最大公关公司之一美国纽约博雅公关公司(Burson-Marsteller)联盟,成为吉隆坡3大公关公司之一,有30名专业的公关人员。
到国外实习去
2012年,一名就读于台湾清华大学经济学系的学生罗荷杰,在经历3个月的面试后,成为谷歌公司(Google)亚太总部印度办公室第一个入选的台湾实习生。他在网上分享了整个过程。
作为全球最大国际性学生组织AIESEC的一员,罗荷杰参与的是谷歌公司印度办公室与AIESEC印度总会所合作的国际实习计划(Global Internship Program)。
罗荷杰所申请的办公室是位于印度南部的海德事实上,Google全球的某一些办公室,每一年都会在特定时候,提供实习机会给大学拉巴市(Hyderabad City),是印度和亚洲的总部。每一年,每年提供5至10个的实习机会,申请者来自全球。
罗荷杰被分派至网络行销与操作部门,该部门共有8个实习生,他总结为期3个月的实习期里,最深刻的感想:
“Google在选人才时,很重视领导能力和国际观。因此,在全球化的时代,我们应更积极培养语文能力(尤其是英文),增加团队参与和领导与实习经验(最好是跨国的环境),让自己成为一个不只是放眼小格局,而是准备随时上国际战场的国际移动人才。”