“老师,我的老板要我去上课,可是上司却要我留下完成手上的工作!我应该听谁的?”
“老师,为何我的直接下属不能上情下达?我(老板)发出的指令皆是过滤后才转告他们的下属。”
在多层结构的组织里常出现以上的问题。
在专业的组织结构中,组织会依据员工的责任和权限而分成不同层次,营业额越大的组织,层次越多;在扁平的组织表中,层次就比较少。
组织分层结构管理是希望组织成员各司其职,只向上一层的领导报告。管理者也只直接和下一层的下属沟通,通过他传达讯息给他下层的下属,讯息和指示一层往一层的下达。
组织是根据工作范围而分类,会计部、行销部、生产部、物流部和技术部。河水不犯井水,各主管管辖自己的部门。这种制度的管理是为了避免经营上的混淆和冲突,不会有一人向两个主管作报告,或一人听从两位上司的指示。
很多中小企业没有完善的组织结构,老板直接向所有人发号施令,似乎他个人可以跨部门,不受管理层次的约束。这种做法往往会带来过多指示的困扰,尤其身居下层的员工必须听令于不同层次的上司和主管。
没有制度是完美的,有多层次结构的组织,就常有“上情不下达”和“下情不上通”的困境,我们希望的“上情下达,下情上传”并不一定能落实。
以上的问题是可以通过有效沟通来解决。
听取下属意见
有些主管不喜欢他的上司跨过他们,直接和他的下属沟通。他们担心下属会打小报告,在他们背后投诉。他们也不想上司绕道而行,在他们不知情的情况下直接向下属发号施令,这会削弱他们的影响力,或者让下属感到混淆。他们希望上司要与下属沟通时自己也在场。
问题是若允许这些主管在现场,下属不敢讲真话,因而听不到低层员工的声音,上司就无法接地气,不了解真相。
为解决这问题,最好的安排是不让主管和下属一起参加交流会,只有上司的第三层次的下属参加。在交流会中,大家只针对3个问题提出看法:
主管在什么事办得好,应该继续如此?例子:“主管会先给理由,才交代工作。”
主管在什么事办得不好,应该停止?例子:“主管没搞懂下属的能力,就安排任务。”
主管还没做什么事,应该开始做?例子:“主管应该加强对市场的了解。”
这是对事不对人的问题,而且还是以匿名方式发表意见,因此大家不必担心主管会秋后算账。
听取下属的意见之后,上司应该和这位主管沟通,让他了解下属是如何看待他;哪些工作可以继续,哪里需要改善和加强。主管在听取意见后须做出改善,上司则会在一段时日后,再度和下属了解这位主管是否有改进。
如果上司需要直接和低层下属沟通,他最好在提供意见之后,吩咐低层下属和其主管求证,然后才采取行动。这可避免产生误会和出现过多的指示。上司跨层和下属沟通的好处是讯息可以完整的传达下去。
沟通本来就不简单,但是不沟通,很多简单的问题就变得复杂了。