（怡保29日讯）大众传播工具及技术日益进步，网络科技席卷全球，从书信邮寄至有线电话，演变成今日一机在手万事通的智能手机，让华社社团的通讯模式也随之转型，并以网络社交群组联系会员，紧箍乡亲及会员间的情意结。
随著互联网普及化，社团组织也跟随时代潮流的步伐，善用新科技的便利，设立电子社交群组与会员联系，让信息放上群组后，便众人所知，无需再透过传统的文字书信邮寄或拨电通知，省钱之余更能有效地发展社团组织业务。
霹雳韩江公会青年团团长锺家东指出，在该公会还未懂得擅用网络社交群组前，该公会的通讯模式是通过电话联络，领导层一旦有事要通知会员，就需要一个个第拨电给每一位会员。
“以前，一旦有任何突发事项或会议流程的变动，都是用电话通知每一位会员，此做法较为花时。”
他举例，当青年团要举行每个月一次的会议前，领导层便需要电联每一位团员，询问他们是否能出席会议，倘若对方无法即时回应，则需要拨第二通电话询问对方，直到对方给予明确的回复。
同步探讨社团事务
“假如使用网络社交群组，领导层只需要将会议的时间和地点放上群组，所有理事和会员在自行决定是否出席后，在群组给予答复，或是讨论，然后拷贝放在群组的出席名单，再打上自己的名字，重贴群组，出席者名单便一目了然，省时且方便。”
他也认为，网络社交平台方便让会员和理事及时了解一些社团事务的变动及突发事件，也方便大家同步进行讨论。
然而，他并不鼓励会员或理事在社交群组内讨论有关需要以表决方式解决的事项，相关事项理应在面对面会议时，被纳入议程中，通过圆桌讨论及进行表决，而非透过社交群组处理。
“倘若在社交群组内进行表决，其结果会有欠公平，主要是因为一些理事或会员在讨论事项的当儿，并没有上线或留意群组正在讨论中的事情，因此表决性的事项应该回归会议桌，在会议上进行讨论。”
分享社团外资讯
同时，锺家东坦言，一些人数庞大的群组，太多人针对同一事项发表不同的意见和看法时，将为领导层带来困扰。
“太多人在一个群组内，每人发表不同的意见和看法，有时，我们也不晓得如何应付这些声音。”
虽然如此，他依然认为社交媒体是一个良好联系社团成员的通讯模式，提供社团一个平台联系和促进彼此的感情。
群组内除了上传有关社团内的讯息，也可分享社团外的资讯，他举例韩江公会青年团团员，若在社团外举行任何有益青年身心的活动，他都欢迎大家在群组内分享，相约一同参与活动。
“我们也在群组内传达温馨的祝福，比如有会员生日或有值得庆祝的欢喜事时，我们都在群组内道贺和祝福，拉近彼此之间的联系和感情。”
互联网藏隐患公会仍邮寄通知函
霹雳嘉应会馆总务谢万富指出，网络社交平台固然方便与社团会员通讯，然而互联网的科技也内藏忧患，让该会恪守该会章程，沿用邮寄方式传送召开理事会及会员大会的通知函。
“较为被广泛使用的社交群软件为微信及Whatsapp，随著互联网科技已扎根并迅速蔓延，社团的通讯模式不能停滞不前，继续使用文字书信与会员联系，反之应该与会员们建立社团本身的联络群组。”
然而，基于该公会章程规定，在理事会和会员大会召开的14天前，必须使用邮寄通知函的模式，将讯息明确打印在纸张上，贴上邮票后，邮寄通知函每位会员，因此该公会目前依然恪守此章程规定。
询及会否因为科技的进步及便利而修改章程，他回应说，该公会目前没有该打算，因为在互联网运用上也有一些缺陷，包括骇客入侵的隐忧。
虽然如此，该公会并没有被抛在科技时代的后头，尽管保留召开理事会和会员大会前，必须以邮寄方式寄发通知函的方式，惟该会也有设立理事及会员在内的社交群组，透过群组传达普通活动的讯息。
他说，该公会董事部在多年前便已设立智能手机通讯应用程式的群组，以方便互通讯息，早期时，多数董事没有响应此便利，直到他们发现群组的信息是即时传递和贯彻双向或多向传递功能，及没有邮寄失误问题后，则主动要求加入群组。
他说，目前霹雳嘉应会馆的Whatsapp群组有董事部、青年团和妇女组，惟该会馆的微信号则公开给所有会员加入，用作传达讯息，这也节省印刷和邮寄的开销。
