华团组织有二类秘书，一是俗称的“总务”，是由会员选出来的，属于义务性质；二是负责日常行政工作的执行秘书，是有酬劳的，团体必须支付一定的代价，才能请到办事能力强又尽职的执行秘书。
主席和总务若是很有献身精神而且办事能力强，能够妥善处理和策划团体的事物，执行秘书的负担就轻松很多；主席和总务如果只开口不做事，把所有的工作一股脑儿推给执行秘书去做、去执行，执行秘书就永远有做不完的工作。
华团理事是兼职的，每个人都有自己的事业和工作，不可能经常回来会所处理一般事物。为了克服这些局限，上轨道的华团都会聘请执行秘书负责日常行政工作。因此，执行秘书是行政中心的负责人，不能或者没有正常运作，团体就会陷入冬眠状态，后果不堪设想。
组织越大，活动越多，执行秘书就越重要。现今的华团大都设有青年团和妇女组，加上为了需要而成立的个别小组，经常要开会；会议记录、开会时决定要办的事项、议决案的执行等等，都由执行秘书去做。
可惜的是一些理事不了解执行秘书的属性，认为自己是老板，把执行秘书当作是下属，交代工作时呼呼喝喝，稍有不满就大声责备。他们没有看到的，是执行秘书的工作岂止于执行理事会的议决案和发开会通知、联络理事会员等等？跑银行、找主席和总务签支票、签信，回复友会的来函、鸠收捐款、整理会议记录、做帐、应付政府部门、呈报法定文件等等，就占据了大部分时间，能够安心在办公室坐下来工作，又有几个小时？
更不可思议的，是一些理事把私人信件交由团体的执行秘书打字和寄发，又要他们“帮忙”整理其他团体的会议记录等等，假公济私，把执行秘书当免费劳工。执行秘书为了饭碗，明知不是份内工作，也唯有逆来顺受，硬著头皮顶下去。
一些刻薄成性的理事，花公款慷慨大方，对执行秘书的薪水斤斤计较，总认为华团是义务性质的，执行秘书要与理事一样有献身和牺牲精神，不应拿市场上的待遇来比较。他们忘了执行秘书也是人，也有个人的、家庭的、应酬等等开销，如果不给合理的待遇，怎么呆得下去？
执行秘书多么能干，也需要理事会的配合；一个健全的团体，主席和总务必须与执行秘书有很好的互动，会务才能顺利推展；欠缺任何一方的合作，执行秘书纵有通天本领，也难以发挥。
