【极客】MISHU 数码公司秘书助创业

相信每个人心里都曾有创业的心愿，想成立新公司、经营属于自己的业务，除了需要制定定位、产品和服务，开业前需准备的文件和注册程序，你又了解多少呢？随著时代的加速转型，MISHU提倡无纸化的绿色概念，致力打造高效率和便捷的数码公司秘书平台。

MISHU是马来西亚数码公司秘书的电子平台。“秘书”从字面上看来也许会被误以为是处理公司文件、将文件归档或安排相关人员日程等的人员。事实上，其工作范围远远超乎我们的想象。近几年来，公司秘书的角色日益重要，他们既不是管理层的一员，也不是董事会的成员，角色却举足轻重。在马来西亚，要想注册一家公司或有限责任公司都必须至少拥有一名公司秘书，他必须是马来西亚公民，并且是任何一个规定的专业机构成员或是持有由马来西亚公司委员会（Suruhanjaya Syarikat Malaysia，简称SSM）所发出的准证。

成立一家公司，首先需要由公司秘书协助完成递交文件和申请事宜等，而一般上人们需要到传统公司秘书的办公楼或是通过电邮等方式来传送相关文件进行申请。“我们的概念是以数码的方式为客户进行注册。他们只需上网填写相关表格，之后我们就会开始处理和递交。过程中的文件传送、签署或是缴付等的事项都可以在线上完成。当然，这些服务不仅限于想要成立新公司的客户而已，成立多年并仍在使用传统公司秘书的公司也可以考虑转为线上模式。”MISHU联合创办人蒲瑞莹说道。

提倡环保致力无纸化

公司成立之后，平台上的文档门户可以让申请者所呈交的文件都储存在内，包括股东大会、公司会议的文件等，只需输入用户名称和密码就可以自行索取。相比之下，传统的公司秘书会保留相关文件，若想要得到这些文件则需要亲自前往或通过电邮索取。

“我们尽量避免使用纸张，像是签署文件这类的事项都将在线上完成。这样一来我们就无需向申请者另外收取印刷费，同时也实践了环保概念。”MISHU联合创办人李辉说道。他表示，若以传统的方式处理，签署了文件以后需要邮寄到公司秘书那里进行审查，之后又得再寄回来，一来一回不仅降低效率还浪费了很多纸张。他说：“其实多数政府部门和法庭都接受电子签署，既然数码技术可以完成文件签署和存档，何乐而不为呢？申请者只需要点击链接，一分钟内就能完成签署，省去繁琐的过程，有效提高办事效率。”

创立缘起

“我们都曾与传统公司秘书接洽，因商业的需求，客户很多时候都期望文件可以很快到手，但这当中有大量又繁杂的书信文件需要处理，导致需要约1周的时间才能拿到文件，如果客户急需这份文件来完成股份转让或是开设银行户口的事项则会被拖慢进度，这让我们萌生了创立数码公司秘书平台的想法。”
——MISHU联合创办人蒲瑞莹

联手多家企业打造数码化商业生态

现今已有许多商业公司逐渐把经营模式数码化。李辉说：“未来，我们也许会推出应用程序接口（Application Programming Interface，简称API）的形式。例如，当客户们在网站上填写了注册表格以后，MISHU的系统将自动审查，再直接连接大马公司委员会的系统并完成呈交。”他表示，无论是政府、银行或马来西亚公司委员会也都开始转变和有所进步，加上受到疫情影响，许多政府部门和机构已开始提倡和走向数码化，像是申请执照、预约或提交文件等都可在线上完成，大马交易所及证券交易所也鼓励上市公司进行云股东周年大会，待大家习惯了这样的模式以后，相信一切都会方便许多。

MISHU除了简化申请和注册公司的过程，也提供处理外国人就业准证或工作证的服务，近期还推出类似电子商务平台的界面，让申请者可以在网站上选择想要的服务，再移步去结账即可。李辉说：“我们日后也打算添加商业咨询和进度表系统的功能，因申请者一般上不清楚进程的细节，导致一些重要文件错过了呈交的期限而惨遭罚款。”

捐献一成利润回馈社会

蒲瑞莹分享：“为了打造数码化的商业生态环境以及让客户得到更多价值上的回馈，MISHU亦与许多不同领域的企业合作，其中包括银行、复印公司、电脑租借和审计服务等，将设立一家公司所需要准备的细节都纳入考量。比如说，设立公司需要开办银行户口，大华银行（UOB）除了提供上门开办户口的服务，若在户口内存放一定的数额也可获得一些优惠；若公司需要复印机，理光（Ricoh）复印公司也会不时为MISHU的客户举办促销活动，例如提供复印机和其他设备的折扣或1个月免费租金的优惠。

做为一家提倡使用电子签名并努力实现无纸化的数码公司，MISHU也慷慨贡献出年利润的10%作慈善用途。其中5%用于参与植木计划以保护环境，另5%则资助幼儿教育及企业家培训计划，回馈社会。