多年以前,我在商业管理硕士课程中,学会“私聊”的秘诀,这在我过后的管理和决策过程中发挥很大作用。我记得当年在“高效会议管理”课中,讲师提及“私聊”这回事。当时我满腹质疑地问道:“为何不在会议中光明磊落地提出来讨论和表决?何必要鬼鬼祟祟呢?”讲师笑笑回说:“你若不相信这一套,不妨回去试试看!”
后来在多次要做决策的会议中,我发现即使我的建议富有建设性,可是却没有获得同仁的支持,往往必须费尽唇舌才能说服大家。碰了多次钉子之后,我尝试在会议前,先找相关人士私下沟通,先让对方了解我的想法和目标。在我们达到共识后,我才安排在会议中作表决。很多议案经过“私聊”后果然更容易获得通过。
“会议前私聊”之所以有效是因为正式的会议往往不是最好通过议决的场所,如果在会议前没做好事前的沟通,没得到大部分人的认同,这很大可能会让议案难产。
有些人碍于情面,不愿马上答应,有些议案需要更多时间解释和沟通,短短几十分钟的会议不是最恰当的沟通管道。如果有些人意见相左,又不想在众人面前争辩,避免起冲突,于是他们就不想在现场表决,而提出需要更多时间了解课题,导致议而不决的窘境。
多年前,我们公司高层讨论有关“五十周年庆晚宴”的事宜,我建议地点在吉隆坡的五星级酒店,但是我父亲(时任公司主席)却在会议中反建议在我们的家乡适耕庄设宴;他认为在适耕庄办宴会的成本较低,且大部份同事来自适耕庄,到时不需劳师动众安排交通到吉隆坡赴宴,而且也可以让村民看到我们公司办50周年庆的活动。他提出的这些理由皆有很好的根据,但是我不想在会议中和父亲兼公司领导人起冲突,所以我建议“私聊”后才做决定。
提高公司企业形象
过后,我拟了一封书信给父亲,娓娓细述我的想法。我说,我们办50周年庆的主要目的是要提高组织的企业形象,如果这场压轴活动安排在适耕庄是难达到这个目标。
首先,媒体不会派记者从老远的吉隆坡到适耕庄来采访这场活动;受邀担任贵宾的部长也可能不愿长途跋涉到适耕庄,其他重要的经销商和供应商也可能只委派下属代表出席,老板们不会亲自出席。其次,虽然经费会增加,但不会造成财务压力,因为我们的庆典活动获得众多供应商的赞助。
当父亲阅读了我的书信后,他终于点头认同我的观点。我们公司的50周年庆晚宴如期在吉隆坡的一家五星级酒店举行。这项压轴庆典活动获得我国的时任国际贸易及工业部长出席,很多经销商和供应商的老板也纷纷参与,同时也获得媒体大篇幅报导。这场晚宴也达到预期目标,大大提高公司的企业形象。
这就是“私聊”的力量,不只可以在会议中减少尴尬和冲突,而且可以更多地理解对方的立场和关注点。
诚如那位讲师说的,试过“私聊”就知道它的威力有多大!
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