“时间不够用啊!”每天要开的会、要做的任务很多,总觉得时间不够用。加上科技的发展带来大量资讯轰炸,时间变得更琐碎,让人在工作上两头不到岸。不如用时间管理法来整理自己每日要做的事,让你新一年能过得更有规划,工作上如鱼得水。
1.第克泰特(Dictator)
“Dictator”在英文的意思是“专用时间”。犹太人习惯将上班的第一个小时定位“Dictator”时间,在这段时间里必须将前一天下班到今天上班之前所收到的所有信函、电邮等全部回复。对犹太人来说,“现在是Dictator时间 ”这句话意味著谢绝会客,让他们可以专注解决之前累积下来的东西,再开始新的一天。这个方法要求人们全身心投入,不浪费时间,更不将工作场合当成社交场所,养成一种用最快速度完成,专心做好每一件事的心态。如此便可大大提升工作效率。
2. 番茄钟(pomodorotechnique)
番茄钟工作法是1980年代后期,Francesco Cirillo开发的时间整理方式。人的大脑里有一个“丘脑”组织,用以将任务切换成很多小任务。然而,人脑与电脑不同,只要在切换的过程收到干扰,就需要花上一段时间凝聚注意力。因此Francesco发明了这个人脑切换最佳专注时间的方案。
在这套方案中,以25分钟为一个单位,用一个单位专注做一件事,待时间结束后再专心休息5分钟。
-先把预计完成的任务列出一张清单,建议能一起做的就合并在一起,清单项目尽量不要太多
-设定番茄闹钟25分钟
-专注做事直到闹钟响起
-小休5分钟,可喝水、上厕所、走动一下等
-5分钟小休时间完成后,划掉任务。若任务未完成,儿科在旁边记录花了多长时间,下次规划时可安排长时间。
-连续4次重复番茄鈡工作法后,可好好休息40分钟,之后再继续。
3.四象限法则
每天都有很多事情要处理,但做来做去总是完成不了,有时候更是两头不到岸,效率低下。四象限法则可帮助你将工作的重要性和紧急性理清,划分成4个部分,让你更清楚知道将精力和时间先放在哪里。
首先可将要做的事拆分成:重要和紧急成都。划分成X和Y轴,Y为重要性,X为紧急程度,用以分成4个划分区。
第一象限(需要立即去做)
这个部分是紧急且重要的事情,一般是有时间性和重要性,无法拖延,必须有限解决的事情。譬如重大项目的谈判、重要会议等。
第二象限(需要有计划地去做)
这个部分跟第一象限的差别在于——没有时间上的紧迫性。它很重要,无论如何都必须完成,但时间上可稍微延迟一些。譬如制定目标、开发信科院、建立人际关系等。
第三象限(请委婉拒绝或授权他人去做)
第三象限是紧急但不重要的事。很多人容易将第一象限和第三象限混淆,因为这些事情都的迫切性容易让人产生“这很重要”的错觉。譬如临时会议、他人的请托、符合他人期望的事等。
第四象限(尽量别做)
最后一个部分是不紧急也不重要的事,一般是琐碎的杂事,或纾解压力的事。譬如交际应酬、玩游戏、与业务不相关的电话等。
4. ALPEN阿尔卑斯山时间管理法
这是由德国时间管理大师Lothar J. Seiwert在《把时间花在刀刃上》书中提出。他将每日的时间规划成5大步骤:
A:活动和任务——写下一切活动和任务(无论大小)
L:时间长度——预估每个活动或任务所需的时间
P:缓冲计划——在一天内预留大约40%的时间(2-3小时)的缓冲时间,好在遇到突发状况时可根据情况进行调整
E:安排优先事项——可按照大家列出事情的紧急/重要性,如按四象限法来决定处理顺序
N:做记录——定期追踪和检查自己的进度。
5.一周时间运筹法
这个方法是以一星期为单位,标记从星期一至日,从早到晚的时间运用。简单来说就是记录下一星期内要做的事都记录下来,进行规划、安排和追踪。
这类方法对基层和中层工作人士来说最后小,每个星期有详细的每周计划和检讨。每天追踪变化容易让人迷失,只关注眼前的工作,忘了整体大方向。但每周的计划和检讨可帮助大家修正并且导向正确的方向。